作業効率を上げる７つの方法

こんにちは、にしです。

前回に引き続き「効率」について

お話しできたらなと思います。

今回は「作業効率を上げる７つの方法」

をお話しします。

◎作業効率を上げる７つの方法

1.目標を設定する

仕事の効率を良くするためには目標設定が大事！

明確な目標がある作業にはやる気を出すことができ、継続して効率的に仕事を進めることができます。

例えば、

「この作業にかかる時間を○%まで削減する」

「〇〇というスキルを磨く」といった目標になります。

その際、短期目標・中期目標・長期目標といったように3つの指標で目標設定をすることで、日々の目標クリアや1カ月または半年などの目標クリアで効果を感じることができ、モチベーションの維持にも繋がります。

2.優先順位を決める

これは上の「目標を設定する」にも繋がりますが、目標が見えてくると優先順位もつけやすくなります。

今、やるべき作業を全て書き出してみて、

優先順位をつけてみるのも良いですね。

自分自身のタスクリストを作っておくことで、抱えている仕事が見える化し、一つひとつの優先順位もつけやすくなります。

仕事の重要度や、期日が近いものから優先順位をつけるようにしましょう。

タスク管理についてはツールを用いることも良いでしょう。

3.まずは得意な仕事から始める

これは少しワガママではないかと感じる人がいるかもしれませんが、「好きこそものの上手なれ」という言葉もあるように、得意な作業や好きな作業は気持ちも乗りやすくパフォーマンスも良くなります。

デスクに座ってすぐに苦手な作業から始めるのと、得意な作業を終わらせて気持ちが乗ったあとに苦手な作業に取り掛かるのとでは、進み方の違いを感じるはずです。

4.整理整頓をする

デスク周りが煩雑だと、どこに何を置いているのかが分からずに、結局探す時間ばかり取られてしまって効率が悪くなってしまいます。

デスク周りが煩雑だと、どこに何を置いているのかが分からずに、結局探す時間ばかり取られてしまって効率が悪くなってしまいます。

5.時間を区切る

毎日必要となる作業は時間を区切って行うことで、集中できるうえに、他の仕事に回せる時間も増やすことができます。

例えば、

メールチェックは1日3回決まった時間のみにするとする

だけで、他の仕事を中断してメールを返信するという作業がなくなるために仕事に集中でき、効率的に時間を使えます。

6.たくさんの作業量を抱え込まない

作業量を抱えすぎると、どれから手をつけていいのかわからなくなってしまいます。

作業量を抱えすぎて回らない時や、どうしても期日に間に合わない時は、他の人に仕事を振りましょう。

また、キャパシティーを超えそうな時に新しい作業を

頼まれたら、それを断るという勇気も必要です。

7.システムやツールを有効に使う

情報やスケジュールなどクラウド上で一元管理することで、いちいち電話やメールで連絡する時間を取る必要がなくなります。

パソコンやデスク周りの整理にも繋がりますよね。

また、タスクや自分の顧客が見える化され、優先順位もつけやすくなります。

作業の効率が良い人は、自分に合ったツールを上手く活用していることも多いです。

◎まとめ

今回ご紹介した方法は気軽に取り入れられるものばかりなので、ぜひ参考にして始めてみてくださいね。

今回は効率上げる方法を紹介しました。

自分の自由な時間を増やし、目標に向かって

無理なく作業することは大切だと思います。

私も効率よく作業することを意識したいと思います！！

今日はここまで

ここまでご覧いただきありがとうございました。